A maioria dos independentes fatura a partir de uma folha de cálculo, e durante um tempo resulta. Depois um cliente pede uma cópia da fatura 14, e há duas. Ou um contabilista pergunta por que motivo os números saltam de 21 para 23. A folha de cálculo não fez nada de errado — simplesmente nunca soube que mantinha um registo.
A numeração não é decoração
Um número de fatura tem uma única função: ser único e seguir o anterior. Um buraco levanta a pergunta «o que aconteceu à 22», e um duplicado levanta uma pior. Nenhum dos dois é uma catástrofe em si; ambos lhe custam uma tarde de explicações no momento em que menos vontade tem de as dar.
Orçamentos e faturas contam-se em separado, porque são documentos diferentes com vidas diferentes. Um orçamento nunca aceite não deixa buraco nenhum nas suas faturas.
Uma fatura errada não se apaga
É aqui que uma folha de cálculo o desencaminha em silêncio: corrigir o erro editando o ficheiro. Na Suíça, o Código das obrigações (art. 958f) exige que um documento emitido continue legível tal como foi emitido. A correção é uma nota de crédito — um segundo documento que anula o primeiro, no todo ou em parte, e deixa ambos visíveis.
Fora da Suíça muda a redação, raramente o princípio: um lançamento contabilístico que se pode reescrever em silêncio não é um lançamento.
A QR-fatura suíça
Desde outubro de 2022 os antigos boletins de pagamento laranja e vermelhos já não são aceites; a QR-fatura substituiu-os. Na prática é um bloco na última página da sua fatura, com o seu IBAN, o valor e uma referência. O seu cliente digitaliza-o com a aplicação do banco e tudo se preenche.
O que ganha com isso não é elegância. É que o pagamento chega com a sua referência, portanto sabe que fatura liquida — e que ninguém escreve um IBAN à mão.
E se não estiver na Suíça
A QR-fatura é a única parte propriamente suíça. O resto — os seus dados de emissor, a numeração sequencial, as correções por nota de crédito, o IVA quando se aplica — é disciplina contabilística corrente em qualquer lado. Uma ferramenta de faturação que só funciona num país não é uma ferramenta, é um formulário.
É isso que faz o módulo de faturação — um add-on de 9 CHF por mês, que vale a pena ativar no dia em que ainda fatura a partir de uma folha de cálculo. Se já tem um programa de contabilidade que lhe agrada, mantenha-o.
